Kamis, 22 Maret 2012

Modul Kuliah Perpustakaan Sekolah BAB 2: MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH


BAB 2
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A.   Pengertian
Perpustakaan tidak sekedar gedung/ruang sebagai tempat koleksi, tetapi juga sebagai unit/sistem informasi. Perpustakaan sekolah sebagai unit informasi akan memiliki kinerja yang baik bilamana dikelola dengan manajemen yang memadai. Sebagai system informasi, perpustakaan memiliki aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyebaran informasi.
Pengertian manajemen telah banyak dibahas oleh para ahli. Menurut Zulkifli Amsyah (2001:1) manajemen adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, materi dan metode berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
Sedangkan konsep perpustakaan memang selalu identik dengan buku dan aspeknya. Sulistya-Basuki (1999:1) menyatakan bahwa: perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian, atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. Dalam pengertian ini, perpustakaan identik dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatannya.
Setelah mengetahui pengertian manajemen dan perpustakaan, maka untuk dapat merumuskan pengertian manajemen perpustakaan dapat menggabungkan kedua pengertian tersebut. Menurut Jo Bryson, (1990:4) manajemen perpustakaan sekolah merupakan upaya pencapaian tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, system, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajeman, peran dan keahlian pengelolanya.

B.   Pengorganisasian
Pengertian umum organisasi adalah segenap proses kegiatan menata dan membagi pekerjaan yang akan dilakukan, mengelompokkan orang-orang yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut, menetapkan wewenang dan tanggungjawab serta hubungan antar unit-unit dan individu sebagai pelaksana dari pekerjaan itu untuk mencapai tujuan tertentu dari organisasi tersebut.
Menurut Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah, Pekerjaan mengorganisasi di Perpustakaan Sekolah adalah:
“Rangkaian kegiatan mengelompokkan pekerjaan serta orang yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut, menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing individu dan menetapkan hubungan antara unit-unit kerja yang ada untuk mencapai tujuan dari Perpustakaan Sekolah”.
Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah-langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga, hal ini penting dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian sekolah akan berjalan baik apabila memperhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai landasan gerak.
Prinsip-prinsip organisasi tersebut adalah:
1.      Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan.
Tujuan perpustakaan sekolah harus jelas dan diketahui oleh elemen yang terkait. Prinsip ini membawa konsekuensi, bahwa harus ada kesatuan pimpinan, dan kesatuan arah dan gerak.
2.      Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen.
Tanpa adanya pembagian tugas yang jelas akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan tidak mencapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Pembagian kerja di perpustakaan misalnya, tugas pengadaan koleksi bahan pustaka; pengolahan bahan pustaka; layanan pengunjung; sosialisasi, promosi dan publikasi; menjalin mitra dan kerja sama; pembinaan dan pengembangan; deposit dan administrasi/tata usaha; pembinaan dan pengembangan.
3.      Prinsip setiap pelimpahan kekuasaan (tanggung jawab) dan tugas harus dilakukan dengan tepat dah jelas (pembagian wewenang).
Dengan adanya batas kewenangan ini masing-masing orang/kelompok akan memahami tugas, kewajiban, dan wewenangnya, merekan akan lebih berhati-hati dalam bertindak.
4.      Kesatuan komando.
Dalam sistem organisasi yang baik, harus ada kesatuan komando/perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. Artinya, bahwa penyusunan setiap organisasi itu harus mengikuti garis-garis tata hubungan antara bawahan dan atasan sampai dengan titik puncak pimpinan organisasi perpustakaan.
5.      Koordinasi.
Koordinasi merupakan proses pengintregasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam perpustakaan sekolah untuk memcapai tujuan secara efisien. Koordinasi ini penting bagi perpustakaan sekolah untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan tugas, dan mengurangi timbulnya konflik internal.
6.      Prinsip komunikasi.
Kekompakan organisasi tergantung kepada komunikasi, yakni pertukaran informasi antar instansi di dalamnya. Kelancaran komunikasi akan mengurangi atau menghilangkan salah persepsi, kecurigaan ataupun penilaian yang keliru.
7.      Prinsip kewajiban pimpinan untuk mengadakan pengecekan terhadap pelaksanaan  perintah-perintahnya.
Pemantauan dan pengawasan ini bersifat organisasional yang merupakan bagian integral di dalam bagian kehidupan organisasi. Yang penting untuk diperhatikan, bahwa pemantauan dan pengawasan dari pimpinan jangan mengurangi rasa tanggung jawab bawahan.
8.      Prinsip kontinuitas.
Artinya pekerjaan atau usaha atau kegiatan perpustakaan harus berjalan terus, tidak boleh terhenti/berhenti, karena seseorang berhalangan sakit, keluar kota, cuti dan lain sebagainya.
9.      Prinsip saling asuh, asah, dan asih antara unit lini dan staf.
Hal ini penting sekali terutama di dalam organisasi yang sudah kompleks dengan bernagai kegiatan. Segala sesuatunya diselesaikan secara proporsional dan professional. Masing-masing pihak harus bisa mencegah jangan sampai, karena berbagai sebab atau hal, suatu unit kerja merasa lebih penting atau dipentingkan di atas unit kerja lain.
10.  Prinsip kehayatan (hidup).
Setiap organisasi diciptakan sedemikian rupa sehingga seolah-olah hidup (hayat) dan dinamis dalam menyelenggarakan semua aktivitasnya. Misalnya pengertian hayat dalam sebuah perpustakaan senantiasa mengembangkan berbagai kegiatan yang melibatkan partisipasi pengunjung perpustakaan.
11.  Prinsip (asas) tahu diri pada setiap diri dan setiap warga organisasi.
Hal ini berhubungan erat dengan disiplin dan asas pembagian tugas-tugas, tanggung jawab dan kekuasaan. Setiap orang di perpustakaan harus sadar dan tahu tentang posisinya di dalam jenjang organisasi dan berusaha untuk memegang teguh hal itu.
Faktor-faktor adanya suatu organisasi terdiri dari:
a.      Adanya sekelompok orang
b.      Adanya tujuan yang akan dicapai
c.       Adanya penataan kerjasama
d.      Adanya fasilitas sekalipun fasilitas yang paling sederhana
Perpustakaan Sekolah ditinjau dari struktur organisasinya yang dapat dibagi atas dua kelompok:
a.      Secara makro
b.      Secara mikro
Kepala Perpustakaan
Unit Pelayanan Teknis
Unit Pelayanan Pembaca
Unit Tata Usaha
Organisasi Perpustakaan Sekolah secara makro menggambarkan kedudukan Perpustakaan Sekolah dalam organisasi sekolah secara keseluruhan. Sedangkan secara mikro organisasi Perpustakaan Sekolah menggambarkan kedudukan unit-unit kerja dalam keseluruhanorganisasi Perpustakaan Sekolah. Mengingat pentingnya fungsi Perpustakaan Sekolah sebagai instansi pendidikan edukatif, bersama-sama dengan unsur pendidikan lainnya ikut menentukan berhasilnya proses pendidikan, maka kedudukan Perpustakaan Sekolah harus secara jelas tergambar di dalam struktur organisasi sekolah.







Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah
Untuk dapat memperoleh hasil kerja yang baik, diperlukan kemauan dan kemampuan tenaga untuk bekerjasama sehingga dalam suatu organisasi perpustakaan perlu ada pembagian tugas untuk pelaksanaan yang meliputi:
* beban kerja yang harus dipikul
* jenis pekerjaan yang beragam
* kebutuhan berbagai macam spesialisasi
Pembagian tugas hendaknya dilaksanakan sesuai kemampuan, keahlian dan bakat dari petugas dalam organisasi tersebut. 
C.   Penganggaran
Anggaran adalah unsur utama untuk menyelenggarakan perpustkaan. Sebagian besar perpustakaan sekolah belum memiliki anggaran yang pasti. Hal ini kurang adanya perhatian perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar. Padahal tanpa adanya anggaran yang memadai, pelaksanaan perpustakaan akan tersendat-sendat. Anggaran erat hubungannya dengan perencanaan, karena sumber daya dan kegiatan akan memerlukan anggaran untuk mencapai tujuan perpustakaan.
Perpustakaan sekolah harus memperoleh dana yang mencukupi dan berlanjut untuk tenaga yang terlatih, materi perpustakaan, teknologi dan fasilitas serta aksesnya harus bebas biaya. Maka semua pustakawan harus mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan perpustakaan, paling tidak untuk kebutuhan satu tahun. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya atau lembaga yang berkewajiban memberi anggaran pada perpustakaan.
Untuk menjamin agar perpustakaan memperoleh bagian yang adil dari anggaran sekolah, dibawah ini beberapa faktor penting yang perlu dimengerti:
• memahami proses penganggaran sekolah
• menyadari jadwal siklus anggaran
• mengenal siapa yang menjadi tenaga penting
• memastikan bahwa segala kebutuhan perpustakaan teridentifikasi.
Rincian penggunaan anggaran perpustakaan pada umumnya dikelompokkan dalam beberapa bagian seperti:
1.      Operasional perpustakaan (pembayaran telepon, listrik, air)
2.      Pengadaan alat kantor (ATK) dan keperluan administrasi
3.      Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka (misalnya, buku, terbitan berkala/majalah dan bahan terekam/tidak tercetak); biaya keperluan promosi (misalnya, poster)
4.      Pemeliharaan bahan pustaka
5.      Penyebaran informasi
6.      Pemasaran dan promosi jasa perpustakaan
7.      Perjalanan dinas
8.      Perbaikan dan perawatan gedung
9.      Perbaikan dan perawatan alat

Sebagai ketentuan umum, anggaran material perpustakaan sekolah paling sedikit adalah 5% untuk biaya per murid dalam sistim persekolahan, tidak termasuk untuk belanja gaji dan upah, pengeluaran pendidikan khusus, anggaran transportasi serta perbaikan gedung dan sarana lain.
Biaya untuk tenaga perpustakaan mungkin dapat dimasukkan di dalam anggaran perpustakaan, meskipun di sebagian sekolah hal itu lebih tepat dimasukkan di dalam anggaran staf umum. Hendaknya diperhatikan bahwa pada saat menghitung biaya tenaga untuk perpustakaan, maka pustakawan sekolah perlu dilibatkan. Jumlah uang yang tersedia untuk ketenagaan berkaitan erat dengan isu penting, seperti berapa lama jam buka perpustakaan dapat diselenggarakan dan standar serta bentuk layanan yang dapat diberikan. Proyek khusus dan perkembangan lainnya seperti kebutuhan rak baru memerlukan permintaan anggaran tersendiri.
Penggunaan anggaran harus direncanakan secara cermat untuk keperluan setahun serta berkaitan dengan kerangka kerja kebijakan. Laporan tahunan hebdaknya dapat memberikan gambaran bagaimana anggaran telah digunakan serta kejelasan apakah jumlah uang yang digunakan untuk perpustakaan telah mencukupi untuk tugas perpustakaan serta mencapai sasaran kebijakan. Pustakawan sekolah harus mengetahui secara jelas pentingnya anggaran yang cukup untuk perpustakaan, dan perlu menyampaikan ke manajemen senior karena perpustakaan melayani seluruh komunitas sekolah.