BAB 2
MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN SEKOLAH
A. Pengertian
Perpustakaan tidak
sekedar gedung/ruang sebagai tempat koleksi, tetapi juga sebagai unit/sistem
informasi. Perpustakaan sekolah sebagai unit informasi akan memiliki kinerja
yang baik bilamana dikelola dengan manajemen
yang memadai. Sebagai system informasi, perpustakaan memiliki aktivitas
pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyebaran informasi.
Pengertian manajemen
telah banyak dibahas oleh para ahli. Menurut Zulkifli Amsyah (2001:1) manajemen
adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, materi dan metode
berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat dicapai secara efisien
dan efektif.
Sedangkan konsep
perpustakaan memang selalu identik dengan buku dan aspeknya. Sulistya-Basuki
(1999:1) menyatakan bahwa: perpustakaan
adalah sebuah ruangan, bagian, atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung
itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata
susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan. Dalam
pengertian ini, perpustakaan identik dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatannya.
Setelah mengetahui
pengertian manajemen dan perpustakaan, maka untuk dapat merumuskan pengertian
manajemen perpustakaan dapat menggabungkan kedua pengertian tersebut. Menurut
Jo Bryson, (1990:4) manajemen perpustakaan sekolah merupakan upaya pencapaian
tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, system, dan sumber
dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajeman, peran dan keahlian pengelolanya.
B. Pengorganisasian
Pengertian umum
organisasi adalah segenap proses kegiatan menata dan membagi pekerjaan yang
akan dilakukan, mengelompokkan orang-orang yang akan mengerjakan pekerjaan
tersebut, menetapkan wewenang dan tanggungjawab serta hubungan antar unit-unit
dan individu sebagai pelaksana dari pekerjaan itu untuk mencapai tujuan
tertentu dari organisasi tersebut.
Menurut Buku Pedoman
Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah, Pekerjaan mengorganisasi di Perpustakaan
Sekolah adalah:
“Rangkaian kegiatan mengelompokkan pekerjaan serta orang yang akan
mengerjakan pekerjaan tersebut, menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab
dari masing-masing individu dan menetapkan hubungan antara unit-unit kerja yang
ada untuk mencapai tujuan dari Perpustakaan Sekolah”.
Pengorganisasian
merupakan penyatuan langkah-langkah dari seluruh kegiatan yang akan
dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga, hal ini penting dilakukan
agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian
sekolah akan berjalan baik apabila memperhatikan prinsip-prinsip organisasi
sebagai landasan gerak.
Prinsip-prinsip
organisasi tersebut adalah:
1.
Organisasi perpustakaan harus
mempunyai tujuan.
Tujuan
perpustakaan sekolah harus jelas dan diketahui oleh elemen yang terkait.
Prinsip ini membawa konsekuensi, bahwa harus ada kesatuan pimpinan, dan
kesatuan arah dan gerak.
2.
Harus ada pembagian kerja dan
penugasan yang homogen.
Tanpa
adanya pembagian tugas yang jelas akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan tidak
mencapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Pembagian kerja di perpustakaan
misalnya, tugas pengadaan koleksi bahan pustaka; pengolahan bahan pustaka;
layanan pengunjung; sosialisasi, promosi dan publikasi; menjalin mitra dan
kerja sama; pembinaan dan pengembangan; deposit dan administrasi/tata usaha;
pembinaan dan pengembangan.
3.
Prinsip setiap pelimpahan
kekuasaan (tanggung jawab) dan tugas harus dilakukan dengan tepat dah jelas
(pembagian wewenang).
Dengan
adanya batas kewenangan ini masing-masing orang/kelompok akan memahami tugas,
kewajiban, dan wewenangnya, merekan akan lebih berhati-hati dalam bertindak.
4.
Kesatuan komando.
Dalam
sistem organisasi yang baik, harus ada kesatuan komando/perintah agar tidak
terjadi kebingungan di tingkat pelaksana. Artinya, bahwa penyusunan setiap
organisasi itu harus mengikuti garis-garis tata hubungan antara bawahan dan
atasan sampai dengan titik puncak pimpinan organisasi perpustakaan.
5.
Koordinasi.
Koordinasi
merupakan proses pengintregasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam
perpustakaan sekolah untuk memcapai tujuan secara efisien. Koordinasi ini
penting bagi perpustakaan sekolah untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan
tugas, dan mengurangi timbulnya konflik internal.
6.
Prinsip komunikasi.
Kekompakan
organisasi tergantung kepada komunikasi, yakni pertukaran informasi antar
instansi di dalamnya. Kelancaran komunikasi akan mengurangi atau menghilangkan
salah persepsi, kecurigaan ataupun penilaian yang keliru.
7.
Prinsip kewajiban pimpinan untuk
mengadakan pengecekan terhadap pelaksanaan
perintah-perintahnya.
Pemantauan
dan pengawasan ini bersifat organisasional yang merupakan bagian integral di
dalam bagian kehidupan organisasi. Yang penting untuk diperhatikan, bahwa
pemantauan dan pengawasan dari pimpinan jangan mengurangi rasa tanggung jawab
bawahan.
8.
Prinsip kontinuitas.
Artinya
pekerjaan atau usaha atau kegiatan perpustakaan harus berjalan terus, tidak
boleh terhenti/berhenti, karena seseorang berhalangan sakit, keluar kota, cuti
dan lain sebagainya.
9.
Prinsip saling asuh, asah, dan
asih antara unit lini dan staf.
Hal
ini penting sekali terutama di dalam organisasi yang sudah kompleks dengan
bernagai kegiatan. Segala sesuatunya diselesaikan secara proporsional dan
professional. Masing-masing pihak harus bisa mencegah jangan sampai, karena
berbagai sebab atau hal, suatu unit kerja merasa lebih penting atau
dipentingkan di atas unit kerja lain.
10. Prinsip
kehayatan (hidup).
Setiap
organisasi diciptakan sedemikian rupa sehingga seolah-olah hidup (hayat) dan
dinamis dalam menyelenggarakan semua aktivitasnya. Misalnya pengertian hayat
dalam sebuah perpustakaan senantiasa mengembangkan berbagai kegiatan yang
melibatkan partisipasi pengunjung perpustakaan.
11. Prinsip
(asas) tahu diri pada setiap diri dan setiap warga organisasi.
Hal
ini berhubungan erat dengan disiplin dan asas pembagian tugas-tugas, tanggung
jawab dan kekuasaan. Setiap orang di perpustakaan harus sadar dan tahu tentang
posisinya di dalam jenjang organisasi dan berusaha untuk memegang teguh hal
itu.
Faktor-faktor
adanya suatu organisasi terdiri dari:
a.
Adanya sekelompok orang
b.
Adanya tujuan yang akan dicapai
c.
Adanya penataan kerjasama
d.
Adanya fasilitas sekalipun
fasilitas yang paling sederhana
Perpustakaan Sekolah
ditinjau dari struktur organisasinya yang dapat dibagi atas dua kelompok:
a.
Secara makro
b.
Secara mikro
|
Kepala Perpustakaan
|
|
Unit Pelayanan Teknis
|
|
Unit Pelayanan Pembaca
|
|
Unit Tata Usaha
|
Gambar
1: Struktur Organisasi Perpustakaan Sekolah
Untuk dapat memperoleh
hasil kerja yang baik, diperlukan kemauan dan kemampuan tenaga untuk
bekerjasama sehingga dalam suatu organisasi perpustakaan perlu ada pembagian
tugas untuk pelaksanaan yang meliputi:
* beban kerja yang harus dipikul
* jenis pekerjaan yang beragam
* kebutuhan berbagai macam spesialisasi
Pembagian tugas hendaknya
dilaksanakan sesuai kemampuan, keahlian dan bakat dari petugas dalam organisasi
tersebut.
C. Penganggaran
Anggaran adalah unsur
utama untuk menyelenggarakan perpustkaan. Sebagian besar perpustakaan sekolah
belum memiliki anggaran yang pasti. Hal ini kurang adanya perhatian
perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar. Padahal tanpa adanya anggaran yang
memadai, pelaksanaan perpustakaan akan tersendat-sendat. Anggaran erat
hubungannya dengan perencanaan, karena sumber daya dan kegiatan akan memerlukan
anggaran untuk mencapai tujuan perpustakaan.
Perpustakaan
sekolah harus memperoleh dana yang mencukupi dan berlanjut untuk tenaga yang
terlatih, materi perpustakaan, teknologi dan fasilitas serta aksesnya harus
bebas biaya. Maka semua pustakawan harus mau dan mampu ikut
ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan
perpustakaan, paling tidak untuk kebutuhan satu tahun. Setiap perpustakaan
harus membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya atau
lembaga yang berkewajiban memberi anggaran pada perpustakaan.
Untuk
menjamin agar perpustakaan memperoleh bagian yang adil dari anggaran sekolah,
dibawah ini beberapa faktor penting yang perlu dimengerti:
• memahami proses penganggaran sekolah
• menyadari jadwal siklus anggaran
• mengenal siapa yang menjadi tenaga penting
• memastikan bahwa segala kebutuhan perpustakaan teridentifikasi.
Rincian
penggunaan anggaran perpustakaan pada umumnya dikelompokkan dalam beberapa
bagian seperti:
1.
Operasional perpustakaan
(pembayaran telepon, listrik, air)
2.
Pengadaan alat kantor (ATK) dan
keperluan administrasi
3.
Pengadaan dan pengolahan bahan
pustaka (misalnya, buku, terbitan berkala/majalah dan bahan terekam/tidak
tercetak); biaya keperluan promosi (misalnya, poster)
4.
Pemeliharaan bahan pustaka
5.
Penyebaran informasi
6.
Pemasaran dan promosi jasa
perpustakaan
7.
Perjalanan dinas
8.
Perbaikan dan perawatan gedung
9.
Perbaikan dan perawatan alat
Sebagai
ketentuan umum, anggaran material perpustakaan sekolah paling sedikit adalah 5%
untuk biaya per murid dalam sistim persekolahan, tidak termasuk untuk belanja
gaji dan upah, pengeluaran pendidikan khusus, anggaran transportasi serta
perbaikan gedung dan sarana lain.
Biaya untuk
tenaga perpustakaan mungkin dapat dimasukkan di dalam anggaran perpustakaan,
meskipun di sebagian sekolah hal itu lebih tepat dimasukkan di dalam anggaran
staf umum. Hendaknya diperhatikan bahwa pada saat menghitung biaya tenaga untuk
perpustakaan, maka pustakawan sekolah perlu dilibatkan. Jumlah uang yang
tersedia untuk ketenagaan berkaitan erat dengan isu penting, seperti berapa
lama jam buka perpustakaan dapat diselenggarakan dan standar serta bentuk
layanan yang dapat diberikan. Proyek khusus dan perkembangan lainnya seperti
kebutuhan rak baru memerlukan permintaan anggaran tersendiri.
Penggunaan
anggaran harus direncanakan secara cermat untuk keperluan setahun serta
berkaitan dengan kerangka kerja kebijakan. Laporan tahunan hebdaknya dapat
memberikan gambaran bagaimana anggaran telah digunakan serta kejelasan apakah
jumlah uang yang digunakan untuk perpustakaan telah mencukupi untuk tugas
perpustakaan serta mencapai sasaran kebijakan. Pustakawan sekolah harus
mengetahui secara jelas pentingnya anggaran yang cukup untuk perpustakaan, dan
perlu menyampaikan ke manajemen senior karena perpustakaan melayani seluruh
komunitas sekolah.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar